FleetFlow — Benutzerdokumentation
Handbuch für Admins, Mitarbeiter und Werkstatt-Mitarbeiter
| Anwendung | https://fsse-fleetflow.de/ |
| Stand | 30.07.2026 |
Inhalt
- Über FleetFlow
- Erste Einrichtung: Firma registrieren
- Anmeldung & Zwei-Faktor-Authentifizierung
- Dashboard
- Fahrzeugverwaltung
- Kundenverwaltung
- Buchungsverwaltung
- Fahrzeugübergabe (Ausgabe/Rückgabe)
- Schadensmeldungen
- Versicherungen & Schadensfälle
- Rechnungen
- Werkstatt-Bereich
- Berichte
- Einstellungen
- Mitarbeiterverwaltung, Rollen & Berechtigungen
- Sicherheitseinstellungen (2FA zurücksetzen)
- Abmelden
- Typische Arbeitsabläufe (Schnellreferenz)
- Häufige Fragen (FAQ)
1. Über FleetFlow
FleetFlow ist ein webbasiertes Flottenmanagementsystem für Autovermietungen. Die Anwendung unterstützt den kompletten Ablauf einer Fahrzeugvermietung — von der Fahrzeug- und Kundenverwaltung über Buchung, Fahrzeugübergabe und Werkstattabwicklung bis hin zu Versicherungsverwaltung, Rechnungsstellung und Auswertungen.
Besondere Merkmale:
- KI-gestützte Schadenserkennung: Hochgeladene Fahrzeugfotos werden automatisch auf Schäden analysiert.
- KI-gestützte Buchungsanlage: Buchungsanfragen lassen sich direkt aus dem Text einer Kunden-E-Mail vorausfüllen.
- Dynamische Preisberechnung: Der Mietpreis passt sich automatisch an Saison, Wochentag, Auslastung und Mietdauer an.
- Flexibles Rollen- und Berechtigungssystem: Der Zugriff auf jeden Bereich ist pro Benutzergruppe individuell einstellbar; ein eigener Werkstatt-Bereich bildet den Austausch mit der Werkstatt ab.
- Verpflichtende Zwei-Faktor-Authentifizierung: Jedes Konto ist zusätzlich zum Passwort per Authenticator-App geschützt.
FleetFlow ist ein reines Mitarbeiter-System: Kunden der Autovermietung erhalten keinen eigenen Zugang.
2. Erste Einrichtung: Firma registrieren
Die Registrierung erfolgt genau einmal pro Firma und legt gleichzeitig die Firmendaten und das erste Admin-Konto an:
- Auf der Login-Seite den Punkt zur Registrierung wählen.
- Firmendaten eingeben (Firmenname, Adresse, Kontaktdaten, USt-ID) — diese erscheinen später als Absender auf allen PDF-Dokumenten (Angebote, Auftragsbestätigungen, Rechnungen).
- Zugangsdaten für das Admin-Konto festlegen (E-Mail, Passwort mit mindestens 6 Zeichen).
Danach ist die öffentliche Registrierung dauerhaft gesperrt. Alle weiteren Benutzerkonten legt der Admin über die Mitarbeiterverwaltung an (Kapitel 15).
3. Anmeldung & Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
3.1 Erster Login: 2FA einrichten
FleetFlow verlangt für jedes Konto eine Zwei-Faktor-Authentifizierung. Beim ersten Login wird sie automatisch eingerichtet:
- E-Mail-Adresse und Passwort auf der Login-Seite eingeben.
- FleetFlow zeigt einen QR-Code an. Diesen mit einer beliebigen Authenticator-App scannen (z. B. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password, Authy). Alternativ lässt sich der angezeigte Geheimschlüssel manuell in die App eintippen.
- Den von der App erzeugten 6-stelligen Code eingeben und bestätigen.
Die Einrichtung ist einmalig; die Authenticator-App erzeugt ab jetzt alle 30 Sekunden einen neuen Code für FleetFlow.
3.2 Jeder weitere Login
- E-Mail-Adresse und Passwort eingeben.
- Den aktuellen 6-stelligen Code aus der Authenticator-App eingeben.
Ohne gültigen Code ist kein Zugriff auf die Anwendung möglich — auch nicht durch direkten Aufruf einer internen Seite per Lesezeichen.
3.3 Startseite je Rolle
Nach erfolgreicher Anmeldung landet man je nach Rolle automatisch im passenden Bereich:
- Admin / Mitarbeiter (und weitere Rollen mit Fahrzeug-Zugriff): Dashboard mit Flottenübersicht.
- Werkstatt: eigenes Werkstatt-Dashboard mit offenen und laufenden Aufträgen.
4. Dashboard
Das Dashboard gibt einen schnellen Überblick über den aktuellen Stand der Flotte:
- Kachel-Übersicht: Anzahl Fahrzeuge je Status (verfügbar, vermietet, in Wartung, ausgemustert).
- Anstehende Rückgaben aktiver Buchungen, sortiert nach Rückgabedatum.
- Offene Buchungsanfragen, die noch bearbeitet werden müssen.
- Warnungen zu bald fälliger oder überfälliger HU/TÜV, Service, Fahrzeugaufbereitung sowie bald ablaufenden oder abgelaufenen Versicherungspolicen.
- Interaktive Flottenkarte mit den Standorten der Fahrzeuge (farbcodiert nach Status).
Jede Kachel und jede Warnliste verlinkt direkt auf die passende, vorgefilterte Liste — ein Klick auf „Verfügbar" führt z. B. direkt zur Fahrzeugliste, gefiltert auf verfügbare Fahrzeuge.
5. Fahrzeugverwaltung
5.1 Fahrzeugliste
Unter Fahrzeuge werden alle Fahrzeuge der Flotte tabellarisch aufgelistet. Die Liste lässt sich nach Status und Fahrzeugtyp filtern und per Freitextsuche (Kennzeichen, Marke, Modell, Fahrgestellnummer) durchsuchen. Bei mehr als 50 Fahrzeugen blättert die Liste automatisch seitenweise („Zeige 1–50 von N" mit Zurück/Weiter).
5.2 Fahrzeug anlegen und bearbeiten
Über den Button „Fahrzeug" oben rechts wird ein neues Fahrzeug mit Stammdaten angelegt: Kennzeichen, Marke, Modell, Baujahr, Farbe, Fahrgestellnummer, Kilometerstand, Versicherungs-Metadaten, HU/TÜV-Termin, Service-Termin, Tagespreis und Standort. Bestehende Fahrzeuge lassen sich über „Bearbeiten" auf der Detailseite anpassen. Löschen ist nur mit entsprechender Berechtigung möglich (Kapitel 15).
5.3 Fahrzeugstatus und Warnungen
Ein Fahrzeug hat immer genau einen Status: verfügbar, vermietet, in Wartung oder ausgemustert. Der Status ändert sich automatisch:
- beim Start einer Buchung (→ vermietet) und bei der Rückgabe (→ verfügbar),
- bei der Übergabe an die Werkstatt (→ in Wartung) und beim Abschluss des Werkstattauftrags (→ verfügbar).
Läuft HU/TÜV, der nächste Service, die Fahrzeugaufbereitung oder die Versicherungspolice bald ab (oder ist bereits überfällig), erscheint eine deutliche Warnung auf der Fahrzeugliste, der Detailseite und im Dashboard. Warnungen blockieren keine Buchungen — sie sind ein Hinweis für die Planung.
5.4 Fahrzeugaufbereitung
Auf der Fahrzeugdetailseite lässt sich eine abgeschlossene Aufbereitung (Reinigung/Detailing) per Klick auf „Aufbereitung abgeschlossen" bestätigen; der Zähler bis zur nächsten fälligen Aufbereitung startet dann neu. Das Intervall in Tagen wird zentral in den Einstellungen konfiguriert (Kapitel 14).
6. Kundenverwaltung
FleetFlow unterscheidet zwei Kundentypen:
- Privatkunde: Vorname, Nachname, Führerscheindaten (inkl. Gültigkeitsprüfung mit Warnung bei abgelaufenem Führerschein).
- Firmenkunde: Firmenname, Ansprechpartner, USt-IdNr.
Beim Anlegen bzw. Bearbeiten schaltet das Formular automatisch zwischen den passenden Feldern um. Auf der Kundenliste lässt sich nach Name, Firma, E-Mail, Telefon oder Ort suchen; auch hier greift die automatische seitenweise Blätterung. Die Kundendetailseite zeigt zusätzlich die komplette Buchungshistorie des Kunden.
7. Buchungsverwaltung
7.1 Buchungsstatus
Eine Buchung durchläuft folgenden Workflow:
Anfrage → Angebot → Bestätigt → Aktiv → Zurückgegeben → Abgeschlossen (jederzeit auch: Storniert)
„Bestätigt" und „Aktiv" sind die einzigen Status, die ein Fahrzeug für den gebuchten Zeitraum verbindlich blockieren — eine Anfrage oder ein Angebot reserviert das Fahrzeug noch nicht. Die jeweils möglichen nächsten Schritte stehen als Buttons auf der Buchungsdetailseite bereit.
7.2 Neue Buchung anlegen
Beim Anlegen wählt man Fahrzeug, Kunde und Zeitraum. FleetFlow prüft automatisch, ob das Fahrzeug im gewünschten Zeitraum verfügbar ist — der Versuch, ein bereits verbindlich gebuchtes Fahrzeug erneut zu buchen, wird mit einer klaren Meldung abgelehnt. Der Preis wird nach dem dynamischen Preismodell (7.3) live berechnet und aufgeschlüsselt angezeigt.
Buchung aus E-Mail: Alternativ kann der Text einer eingegangenen Kunden-E-Mail in das Feld „Aus E-Mail extrahieren" eingefügt werden. Per KI werden Name, Kontaktdaten, Fahrzeugtyp und Zeitraum erkannt und in das Formular übernommen — alle Werte lassen sich vor dem Speichern prüfen und korrigieren.
7.3 Dynamische Preisberechnung
Der Tagespreis eines Fahrzeugs wird automatisch angepasst nach:
- Saison (Aufschlag im Sommer und Dezember, Rabatt im Winter),
- Wochentag (Aufschlag, wenn der Zeitraum ein Wochenende enthält),
- Flottenauslastung (Aufschlag bei hoher Auslastung),
- Mietdauer (Rabatt ab 7 bzw. 28 Tagen).
Die genauen Prozentsätze sind über die Einstellungen konfigurierbar (Kapitel 14). Die Preisaufschlüsselung mit allen angewendeten Faktoren wird im Buchungsformular transparent angezeigt.
7.4 Angebot und Auftragsbestätigung
- Im Status „Angebot" kann direkt aus der Buchung ein Angebots-PDF erzeugt (Download) und per E-Mail an den Kunden versendet werden. Das Angebot weist eine Gültigkeit von 14 Tagen aus.
- Ab dem Status „Bestätigt" steht stattdessen eine Auftragsbestätigung als PDF/E-Mail zur Verfügung; sie bleibt über den gesamten weiteren Buchungsverlauf abrufbar und erneut versendbar.
Beide Dokumente enthalten die Kundendaten, das Fahrzeug, den Zeitraum und die Preisaufstellung (netto/MwSt./brutto) mit den Firmendaten als Absender.
8. Fahrzeugübergabe (Ausgabe/Rückgabe)
Sobald eine Buchung bestätigt ist, kann die Ausgabe des Fahrzeugs an den Kunden protokolliert werden; bei Rückkehr entsprechend die Rückgabe. Erfasst werden jeweils:
- Kilometerstand und Tankstand,
- äußerer und innerer Fahrzeugzustand (gut / leicht verschmutzt / stark verschmutzt),
- mitgegebene Gegenstände per Checkliste (Fahrzeugschlüssel, Zulassungsbescheinigung, Serviceheft, Verbandkasten usw.),
- Fotos vom Fahrzeugzustand,
- eine Freitext-Schadensbeschreibung.
Foto-Upload mit KI-Analyse: Es können mehrere Fotos gleichzeitig ausgewählt werden. Jedes Foto wird unabhängig hochgeladen und automatisch per KI auf Schäden analysiert — währenddessen bleibt das restliche Formular voll bedienbar; jedes Foto zeigt seinen eigenen Fortschritt und anschließend das Analyseergebnis. Der Speichern-Button ist erst aktiv, wenn alle Fotos fertig verarbeitet sind, damit kein Foto verloren geht.
Das ausgefüllte Übergabeprotokoll kann anschließend als Druckdokument geöffnet und ausgedruckt werden.
9. Schadensmeldungen
Unabhängig von einer laufenden Buchung lässt sich auf der Fahrzeugdetailseite jederzeit eine eigenständige Schadensmeldung mit Fotos und Beschreibung erfassen — etwa wenn ein Schaden auf dem Hof oder beim Service auffällt. Auch hier läuft die KI-Schadensanalyse automatisch. Die Meldung ist rein informativ: Sie ändert weder den Fahrzeugstatus noch blockiert sie Buchungen. Alle Schadensfotos eines Fahrzeugs — aus Übergaben wie aus Schadensmeldungen — sind gesammelt auf der Fahrzeugdetailseite abrufbar.
10. Versicherungen & Schadensfälle
10.1 Versicherungspolicen
Auf der Fahrzeugdetailseite lassen sich Versicherungspolicen je Fahrzeug verwalten:
- Police anlegen mit Anbieter, Policen-Nummer, Typ (Haftpflicht / Teilkasko / Vollkasko) und Gültigkeitszeitraum.
- Policen-Dokument (PDF) hochladen — die Datei wird sicher und zugriffsgeschützt abgelegt.
- Historie: Abgelaufene Policen bleiben erhalten, sodass die Versicherungshistorie eines Fahrzeugs nachvollziehbar ist.
Läuft die aktuelle Police bald ab oder ist sie bereits abgelaufen, erscheint eine Warnung auf der Fahrzeugdetailseite und im Dashboard.
10.2 Schadensfälle
Zu jedem Fahrzeug können Versicherungs-Schadensfälle mit Datum und Beschreibung angelegt werden. Ein Schadensfall durchläuft die Status Offen → In Bearbeitung → Abgeschlossen. Vorhandene Schadensfotos (aus Übergaben oder Schadensmeldungen) lassen sich einem Schadensfall zuordnen, sodass alle für die Versicherung relevanten Unterlagen an einer Stelle gebündelt sind.
11. Rechnungen
Für abgeschlossene Buchungen mit hinterlegtem Gesamtpreis kann eine Rechnung erzeugt werden. FleetFlow vergibt automatisch eine fortlaufende Rechnungsnummer, berechnet Netto-, MwSt.- und Bruttobetrag (Standard: 19 % MwSt.) und setzt das Fälligkeitsdatum.
Rechnungen durchlaufen die Status Entwurf → Versendet → Bezahlt (oder Storniert). Überfällige Rechnungen (versendet, Fälligkeitsdatum überschritten) werden entsprechend gekennzeichnet. Jede Rechnung lässt sich als PDF herunterladen und direkt per E-Mail an den Kunden senden.
12. Werkstatt-Bereich
Für Fahrzeuge, die zur Reparatur oder Wartung müssen, bietet FleetFlow einen eigenen Übergabe-Workflow zwischen dem operativen Team und der Werkstatt:
- Ein Mitarbeiter oder Admin gibt ein Fahrzeug über den Button „In Werkstatt geben" auf der Fahrzeugdetailseite mit einem kurzen Grund in die Werkstatt. Der Fahrzeugstatus wechselt automatisch auf „in Wartung".
- Die Werkstatt sieht den neuen Auftrag in ihrem Werkstatt-Dashboard in der Warteschlange und nimmt ihn per Klick an (Status „In Bearbeitung").
- Nach Abschluss der Arbeiten trägt die Werkstatt eine Notiz ein (was wurde gemacht?), lädt optional Reparaturfotos hoch und schließt den Auftrag ab.
- Der Fahrzeugstatus springt automatisch zurück auf „verfügbar".
Solange ein Auftrag läuft, zeigt die Fahrzeugdetailseite für Admin/Mitarbeiter einen direkten Link zum laufenden Werkstattauftrag. Die Werkstatt-Rolle selbst sieht ausschließlich ihre eigenen Aufträge und die zugehörigen Fahrzeugdaten — nicht die komplette Fahrzeug-, Kunden- oder Buchungsliste. Ihr Dashboard zeigt die wichtigsten Kennzahlen: neu übergebene, laufende und in den letzten sieben Tagen abgeschlossene Aufträge.
13. Berichte
Der Bereich Berichte fasst betriebswirtschaftliche Kennzahlen zusammen:
- Kennzahlen-Karten: Gesamtumsatz, offene Forderungen, durchschnittliche Auslastung, bestes Fahrzeug, Stornoquote.
- Monatlicher Umsatzverlauf (realisierter Umsatz vs. offene Forderungen).
- Flottenauslastung je Fahrzeug über 30- und 90-Tage-Fenster.
- Top-Fahrzeuge und Top-Kunden nach Umsatz.
- Buchungs-Trichter (Anfrage bis Abschluss) nach Status.
14. Einstellungen
Im Bereich Einstellungen werden zentrale, für die ganze Anwendung geltende Werte gepflegt:
- Firmendaten (Name, Adresse, Kontakt, USt-ID) — erscheinen als Absender auf allen PDF-Dokumenten.
- Aufbereitungsintervall in Tagen für die Fahrzeugaufbereitung.
- Faktoren der dynamischen Preisberechnung (Sommer, Dezember, Winter, Wochenende, hohe/mittlere Auslastung, Wochen-/Langzeitrabatt) — jeweils als Multiplikator einstellbar.
Wer diese Einstellungen sehen bzw. ändern darf, richtet sich nach den zugewiesenen Berechtigungen (Kapitel 15). Ohne Bearbeitungsrecht sind die Felder sichtbar, aber deaktiviert (mit erklärendem Tooltip).
15. Mitarbeiterverwaltung, Rollen & Berechtigungen
15.1 Mitarbeiter verwalten
Unter Mitarbeiter sieht man alle Benutzerkonten mit ihrer aktuellen Rolle. Neue Mitarbeiterkonten werden hier direkt mit E-Mail-Adresse und einem Initialpasswort angelegt; die Zugangsdaten werden dem neuen Mitarbeiter außerhalb von FleetFlow mitgeteilt (beim ersten Login richtet er seine eigene 2FA ein, Kapitel 3.1). Die Rolle eines bestehenden Kontos lässt sich direkt in der Liste per Auswahlfeld ändern.
15.2 Rollen & Berechtigungen verwalten
FleetFlow bringt drei geschützte Grundrollen mit: Admin, Mitarbeiter und Kunde (Kunde ist historisch — FleetFlow hat keine kundenseitigen Konten). Zusätzlich ist die Rolle Werkstatt vordefiniert (Kapitel 12). Darüber hinaus können Admins unter Rollen & Berechtigungen beliebig viele eigene Rollen anlegen.
Für jede Rolle lässt sich pro Funktionsbereich — Fahrzeuge, Kunden, Buchungen, Übergaben, Schadensfotos, Rechnungen, Einstellungen, Firmendaten, Benutzerverwaltung, Werkstattaufträge, Versicherungen — einzeln festlegen, ob die Rolle den Bereich sehen, bearbeiten und/oder löschen darf.
Änderungen an der Berechtigungsmatrix wirken sofort:
- Bereiche ohne Leserecht verschwinden aus der Seitenleiste; direkte URL-Aufrufe werden umgeleitet.
- Ohne Bearbeitungsrecht fehlen die Anlegen-/Bearbeiten-Buttons; ohne Löschrecht ist der Löschen-Button deaktiviert (mit Tooltip).
- Auch direkte Zugriffe an der Oberfläche vorbei (z. B. über die Browser-Konsole) werden serverseitig mit einer klaren Fehlermeldung abgelehnt — die Rechte gelten nicht nur „optisch".
Die drei Grundrollen sind vor Löschen und Umbenennen geschützt; alle selbst angelegten Rollen lassen sich frei verwalten.
16. Sicherheitseinstellungen (2FA zurücksetzen)
Unter Einstellungen → Sicherheit wird der Status der eigenen Zwei-Faktor-Authentifizierung angezeigt. Bei Geräteverlust (neues Handy, Authenticator-App gelöscht) lässt sich der hinterlegte Faktor hier zurücksetzen: Der alte Faktor wird entfernt, und beim nächsten Seitenaufruf führt FleetFlow automatisch wieder durch die Neueinrichtung per QR-Code (Kapitel 3.1). Ein dauerhaftes Abschalten der 2FA ist bewusst nicht möglich.
17. Abmelden
Über den Button „Abmelden" am unteren Rand der Seitenleiste wird die Sitzung beendet; man gelangt zurück zur Login-Seite.
18. Typische Arbeitsabläufe (Schnellreferenz)
Die häufigsten Abläufe im Überblick — Details in den jeweils verlinkten Kapiteln.
Eine Vermietung komplett abwickeln
- Buchung anlegen (Fahrzeug, Kunde, Zeitraum) → Status Anfrage (Kapitel 7.2)
- Angebot erstellen → Status Angebot, PDF per E-Mail an den Kunden (Kapitel 7.4)
- Kunde sagt zu → Status Bestätigt, Auftragsbestätigung versenden
- Abholung: Ausgabe protokollieren mit Fotos → Status Aktiv (Kapitel 8)
- Rückkehr: Rückgabe protokollieren, Fotos werden automatisch auf Schäden analysiert → Status Zurückgegeben
- Buchung Abschließen → Rechnung erzeugen, versenden, nach Zahlungseingang auf Bezahlt setzen (Kapitel 11)
Neuen Mitarbeiter einrichten (als Admin)
- Mitarbeiter → Konto mit E-Mail und Initialpasswort anlegen (Kapitel 15.1)
- Passende Rolle zuweisen (ggf. vorher unter Rollen & Berechtigungen anlegen, Kapitel 15.2)
- Zugangsdaten persönlich übergeben — beim ersten Login richtet die Person ihre 2FA selbst ein (Kapitel 3.1)
Fahrzeug in die Werkstatt geben
- Fahrzeugdetailseite → „In Werkstatt geben" mit kurzem Grund (Kapitel 12)
- Werkstatt nimmt den Auftrag in ihrem Dashboard an, dokumentiert die Arbeiten und schließt ab
- Fahrzeugstatus läuft automatisch mit: in Wartung → verfügbar
Schaden außerhalb einer Übergabe erfassen
- Fahrzeugdetailseite → Schadensmeldung mit Fotos und Beschreibung anlegen (Kapitel 9)
- Bei Versicherungsrelevanz: Schadensfall anlegen und die Fotos zuordnen (Kapitel 10.2)
Buchungsanfrage aus einer Kunden-E-Mail übernehmen
- Buchungen → Neu → E-Mail-Text in das Extraktionsfeld einfügen (Kapitel 7.2)
- KI befüllt Name, Kontakt, Fahrzeugtyp und Zeitraum vor — prüfen, ggf. korrigieren, speichern
19. Häufige Fragen (FAQ)
Ich habe mein Handy verloren und komme nicht mehr an meine 2FA-Codes. Ein Admin kann das Konto nicht direkt entsperren — melden Sie sich, solange noch eine gültige Sitzung besteht, unter Einstellungen → Sicherheit an und setzen Sie den Faktor zurück. Ist keine Sitzung mehr aktiv, muss der Faktor administrativ über die Datenbank/Supabase-Konsole entfernt werden.
Warum kann ich ein Fahrzeug trotz Warnung (HU fällig, Police abgelaufen) buchen? Warnungen sind bewusst als Hinweise für die Planung gestaltet und blockieren keine Buchungen. So bleibt die Disposition flexibel — die Entscheidung liegt beim Mitarbeiter.
Warum sehe ich einen Menüpunkt nicht, den Kollegen sehen? Die Seitenleiste zeigt nur Bereiche, für die Ihre Rolle ein Leserecht hat. Wenden Sie sich an einen Admin, um die Berechtigungen Ihrer Rolle anzupassen.
Werden E-Mails (Angebote, Rechnungen) wirklich versendet? Nur wenn ein E-Mail-Versanddienst konfiguriert ist. Ohne Konfiguration simuliert FleetFlow den Versand (der Vorgang wird als erfolgreich mit dem Hinweis „simuliert" bestätigt) — nützlich für Test- und Demo-Betrieb.
Was passiert mit den Fotos, die ich bei einer Übergabe hochlade? Sie werden zugriffsgeschützt gespeichert, automatisch per KI auf Schäden analysiert und sind dauerhaft am Übergabeprotokoll sowie gesammelt am Fahrzeug abrufbar; optional lassen sie sich einem Versicherungs-Schadensfall zuordnen.